2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

2.1 Als je solliciteert bij EBS

• NAW-gegevens, e-mailadres en (eventuele) overige contactgegevens;

• geboortedatum en (indien door jou verstrekt) geslacht;

• CV en informatie over opleiding, werkervaring, competenties, eventuele referenties en (kopieën van) getuigschriften;

• gegevens die je zelf deelt in brieven, formulieren, gesprekken of via een portal (bijvoorbeeld motivatie en salarisindicatie);

• gegevens over je beschikbaarheid en gewenste startdatum;

• aantekeningen van gesprekken en de beoordeling van je sollicitatie (intern).

Let op: deel in je CV en bijlagen bij voorkeur alleen informatie die relevant is voor de functie waarop je solliciteert (bijvoorbeeld geen BSN, bankrekeningnummer of medische gegevens).

2.2 Assessments, screening en medische keuring (indien van toepassing)

Voor sommige functies kan (i) een assessment, (ii) een integriteits- of antecedentenonderzoek/screening en/of (iii) een medische keuring onderdeel uitmaken van de procedure. We informeren je daar vooraf over (bijvoorbeeld in de vacaturetekst of tijdens de procedure).

Assessments, screening en keuringen worden (waar nodig) uitgevoerd door bureaus of (bedrijfs)artsen waarmee EBS samenwerkt. EBS ontvangt alleen de informatie die noodzakelijk is voor het wervings- en selectieproces (bijvoorbeeld een geschiktheidsadvies of een “geschikt/ongeschikt”-conclusie). Medische detailinformatie wordt niet met EBS gedeeld.

2.3 Als je onze websites bezoekt

• IP-adres;

• gegevens over je browser, apparaat en besturingssysteem;

• loggegevens (zoals datum/tijd en bezochte pagina’s);

• cookie- en vergelijkbare techniekgegevens. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming. Meer informatie vind je in het cookie statement.



4. Met welke partijen delen we jouw persoonsgegevens?

EBS gebruikt persoonsgegevens alleen voor de hierboven beschreven doelen. Om die doelen te bereiken kan het nodig zijn gegevens te delen met andere partijen:

• verwerkers: partijen die in opdracht van EBS persoonsgegevens verwerken, zoals hosting- en IT-leveranciers, een recruitment-/sollicitatieplatform, en bureaus die ons ondersteunen bij assessments, screening of planning van keuringen;

• zelfstandige (verwerkings)verantwoordelijken: bijvoorbeeld uitzend-, detacherings-, payroll- of recruitmentbureaus waarmee je via EBS in contact komt of die namens jou of zichzelf gegevens aanleveren.

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst met afspraken over onder meer beveiliging, geheimhouding en het melden van datalekken. Deze partijen mogen persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

5. Internationale doorgifte

EBS slaat persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) op. Indien een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, treft EBS passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en aanvullende maatregelen waar nodig.

6. Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?

EBS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Dit omvat onder meer:

• een informatiebeveiligingsbeleid en periodieke risicoanalyses;

• autorisatie op basis van rollen en “need-to-know”;

• logging en monitoring waar passend;

• versleutelde verbindingen en beveiligde (cloud)omgevingen;

• bewustwording en training van medewerkers;

• fysieke beveiliging van locaties waar gegevens worden verwerkt.

7. Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

EBS bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Sollicitanten: in principe verwijderen wij jouw sollicitatiegegevens 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

• Wil je dat we je gegevens langer bewaren om je te kunnen benaderen voor passende vacatures? Dan bewaren we je gegevens tot 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure (op basis van jouw toestemming). Je kunt deze toestemming altijd intrekken.

• Als je in dienst treedt: dan worden relevante gegevens onderdeel van je personeelsdossier en gelden de bewaartermijnen die daarbij horen.

• Screeningsdossier: als je in dienst treedt bewaren we het screeningsdossier tot 1 jaar na het einde van jouw dienstverband. Als op basis van de screening wordt besloten geen arbeidsovereenkomst aan te gaan, verwijderen we het screeningsdossier na 6 maanden.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

EBS neemt geen besluiten die voor jou als sollicitant rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Beslissingen in het wervings- en selectieproces worden genomen door een medewerker van EBS.

9. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG onder meer de volgende rechten:

• inzage in je persoonsgegevens;

• rectificatie (correctie) van onjuiste gegevens;

• verwijdering van gegevens (onder voorwaarden);

• beperking van de verwerking (onder voorwaarden);

• overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit, onder voorwaarden);

• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;

• intrekken van toestemming (voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd).

Je kunt een verzoek indienen via solliciteren@ebs-ov.nl. Na ontvangst sturen wij een bevestiging. In principe reageren wij binnen één maand. Als meer tijd nodig is (bijvoorbeeld omdat het verzoek complex is), laten we dat tijdig weten. Als we aanvullende informatie nodig hebben om je identiteit vast te stellen, nemen we contact met je op.

10. Vragen of klachten

Heb je vragen of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens door EBS? Neem dan contact op via solliciteren@ebs-ov.nl.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

11. Wijzigingen

Dit privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld als wet- en regelgeving of onze dienstverlening verandert. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de betreffende websites.