Directiesecretaresse

Directiesecretaresse
20-25 uur

Jij houdt het overzicht, bewaakt agenda’s en zorgt dat alles soepel verloopt. Onze directie bouwt op jou: jij bent hun steunpilaar en rechterhand. Ben jij die onmisbare schakel die alles achter de schermen laat draaien?

Wat ga je doen?

Als Management Assistent ondersteun je de directie van EBS. Dankzij jouw overzicht, vooruitdenken en precisie kunnen onze leiders zich volledig richten op strategische keuzes en besluitvorming. Je werkt in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is en je brengt rust en structuur, ook wanneer agenda’s vol zijn en prioriteiten wisselen.

Voor deze rol zoeken we iemand die 20–25 uur per week beschikbaar is, verspreid over 5 werkdagen. De werktijden zijn in overleg af te stemmen.

Als discrete en betrouwbare professional ben jij met jouw ondersteuning onmisbaar voor het MT en de directie.

Jouw taken:

• Beheren van complexe agenda’s van directieleden en het coördineren van interne en externe afspraken;

• Voorbereiden, organiseren en faciliteren van vergaderingen en overleggen, inclusief het verzamelen en verspreiden van stukken;

• Notuleren en bewaken van actiepunten en opvolging;

• Ondersteunen bij correspondentie, rapportages en administratieve werkzaamheden;

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de directie;

• Signaleren waar processen slimmer of efficiënter kunnen en hier proactief op acteren;

• Oppakken van uiteenlopende organisatorische en ad-hoc werkzaamheden die bijdragen aan een soepel werkproces.

Standplaats:
Je hebt een vaste werkplek op het directiekantoor in de omgeving van Zoetermeer. Woon je in of rondom Leiden, Rotterdam of Den Haag? Dan is het kantoor goed bereikbaar en kun je direct en efficiënt samenwerken met de directie en MT.

Wat bieden wij?

Een uitdagende en afwisselende functie binnen EBS, waar je een directe bijdrage levert aan de strategische koers van het bedrijf. Je krijgt de kans om nauw samen te werken met de directie en senior management en een centrale rol te spelen in het succes van diverse projecten. Wij bieden een professionele werkomgeving met volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Wij waarderen de energie en motivatie die jij in je werk steekt, zodat wij een betrouwbare vervoerspartner voor onze reizigers kunnen zijn. Dit doen we met een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden. Alle voorwaarden zijn volgens de cao voor het ov. De beste op een rijtje:

• Een bruto maandsalaris tussen €4.300,- en €5.300,- (o.b.v. 40 uur);

• Minimaal 23 vrije dagen;

• 17 Atv-dagen per jaar bij een fulltime contract;

• 8% vakantiegeld;

• Eindejaarsuitkering van 1,15%;

• Een vaste eindejaarsuitkering van € 400,- bruto;

• Een aantrekkelijke pensioenregeling bij Rail & OV;

• Een jaarcontract met uitzicht op een contract van onbepaalde tijd;

• Volop trainings-, opleidings-, en ontwikkelingsmogelijkheden.

Je ziet wat er moet gebeuren, pakt door en houdt de boel in beweging. Verder beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau;

• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare assistentenrol, bij voorkeur in ondersteuning van MT/Directie;

• Ervaring met complex agendabeheer, notuleren en voorbereiden van vergaderingen;

• Gewend om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen;

• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);

• Zeer goed in Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
  
  

Competenties:

• Organisatorisch: Je bewaakt overzicht in een dynamische omgeving, plant vooruit, bewaakt deadlines, bereidt vergaderingen voor en volgt acties nauwgezet op.

• Communicatief: Je communiceert helder en professioneel, schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus en zorgt dat informatie, afspraken en acties duidelijk worden afgestemd en opgevolgd.

• Proactief: Je signaleert wat nodig is, neemt zelf initiatief en handelt vooruit, zodat zaken soepel blijven lopen zonder dat hierom gevraagd hoeft te worden.

• Flexibel: Je schakelt gemakkelijk tussen taken en prioriteiten, past je aan bij veranderingen en blijft effectief werken in een dynamische omgeving.

Voor, door en mét mensen

Vanaf dag één ben je onderdeel van een hecht team. We zijn een mix van diverse collega’s en staan klaar voor elkaar. Niet alleen met hulp, ook met een grapje of een goed gesprek. We zijn een mensgerichte organisatie met diverse locaties door het land. De kantine en de eindpunten zijn onze ontmoetingsplekken; hier komen alle collega’s samen. Van chauffeur tot directeur. De mens achter de functie staat hier op nummer één, zonder uitzondering. Voor, door en met mensen noemen we dat.

Dit wil ik

Heb je nu al vragen of wil je eerst een kopje koffie drinken om elkaar beter te leren kennen? Bel of app met onze recruiter Carla van den Brink via 06-24575292.

Over EBS

EBS Public Transportation is een van de snelst groeiende openbaarvervoerbedrijf in Nederland. Wij verzorgen het openbaar vervoer in de concessies Zaanstreek-Waterland, Voorne-Putten & Rozenburg, Haaglanden Streek en IJssel-Vecht. Inmiddels zijn we met 2.200 collega’s, en daar komen er steeds meer bij. En we groeien door. Dat is met vallen en opstaan, maar de sfeer is altijd goed. We noemden onze missie al: Voor, door en met mensen. Ons doel? Onze passagiers een fijne reiservaring bieden en zelf elke dag met plezier naar ons werk gaan. Want alleen zo zit iedereen met een goed gevoel in de bus.